Подготовка документов в КПДОК

Автоматизация процессов коллективной подготовки сложных документов позволит решить целый ряд проблем, возникающих при традиционной реализации этих процессов.

Проблемы подготовки документов Решения проблем

Сложности унификации и стандартизации разрабатываемых документов: подготовленные документы имеют разную структуру, оформление, стилистику, что требует дополнительных усилий по их унификации и сведению в единый документ

Задание на формирование документа содержит шаблон документа, это обеспечивает унификацию создаваемых документов и позволяет в автоматизированном режиме объединять их в единый документ

Сложность параллельной подготовки разных документов:

  • потери времени, связанные с ожиданием подготовки зависимых документов;
  • неточность прогнозов требуемых параметров документов;
  • увеличение трудоемкости процесса подготовки документов.
  • возможность ознакомления с текущим содержанием незавершенного документа;
  • оперативность обмена необходимой информацией.

Сложность процесса согласования документов: участие большого количества исполнителей и значительные затраты времени при итерационных согласованиях документов

  • возможность согласования документа без непосредственных контактов исполнителей;
  • контроль хода согласования документа;
  • история согласования документа.

Контроль процесса формирования документов: отсутствие объективного контроля за качеством и сроками формирования

  • возможность оперативного контроля процесса через Windows интерфейс;
  • мониторинг процессов через Web-интерфейс с любого устройства, подключенного к сети Интернет.

Структурные единицы системы КПДОК

В системе КПДОК работа происходит со следующими структурными единицами:

  • проект - сложный документ, требующий коллективной разработки (отчет организации);
  • направление проекта - группа этапов проекта, объединенных по одному признаку (документы одного структурного подразделения);
  • этап проекта - составной элемент сложного документа (пункт отчета).

Традиционные документы и их представление в программе:

Система КПДОК построена с использованием концепции электронного документооборота. В системе используются два типа документов:

  • документ проекта;
  • документ этапа.

В качестве документов в системе используются файлы программмы MS Word.

Роли пользователей системы КПДОК

Возможности пользователей системы определяются назначенными им ролями. В системе существует несколько предопределенных ролей пользователей:

  • Координатор;
  • Руководитель проекта;
  • Руководитель направления;
  • Исполнитель.
Координатор
управляет всеми проектами в системе, может создавать проекты и назначать руководителей проектов.
Руководитель проекта
управляет своим проектом, его направлениями и этапами. Может из этапа текущего проекта создать новый проект (вложенный в основной), готовит шаблон проекта, загружает его в систему, создает этапы, группирует их по направлениям, назначает руководителей направлений, исполнителей, контролирует выполнение этапов, собирает их в общий документ проекта.
Руководитель направления проекта
управляет этапами проекта в рамках своего направления: назначает их исполнителей, выдает задания, устанавливает сроки подготовки, контролирует выполнение заданий.
Исполнитель
работает над документом этапа: заполняет его, сохраняет в системе, отправляет на согласование.

Подготовка сложного документа

Подготовка сложного документа в системе КПДОК выглядит следующим образом:

Координатор
создает проекты (сложные документы, требующие коллективного участия исполнителей), назначает руководителей проектов, передает им требования и образцы документов для выполнения проектов.
Руководители проектов
формируют этапы работ по проекту, распределяют их по направлениям, назначают ответственных исполнителей, выдают задания, устанавливают сроки выполнения работ, предлагают список лиц, с которыми должны быть согласованы документы.
Исполнители
занимаются подготовкой документов, при этом Координатор и Руководитель проекта могут отслеживать в режиме реального времени выполнение работ Исполнителями, состояние их документов, тем самым контролировать сроки их подготовки и качество.

После окончания формирования документов исполнителями Руководитель проекта имеет возможность в автоматизированном режиме собрать файлы документов исполнителей в сводный сложный документ, который и будет результатом выполнения работ по проекту.